W ramach prowadzenia działalności gospodarczej, przedsiębiorca ponosi wiele kosztów. Musi kupić odpowiednie materiały, narzędzia, zapewnić sobie miejsce pracy, czy np. samochód, itp. Czasami potrzebne są też środki na reprezentację, wystąpienia na spotkaniach i targach, itd. Część z nich można uznać za niezbędne, część nie. Jedną z podstawowych kwestii pozostaje jednak, czy dane koszty można zaliczyć do kosztu uzyskania przychodu. Takie bowiem koszty, będą wpływały na zobowiązania podatkowe danego podmiotu. Co jest więc kosztem uzyskania przychodu i jak to określić?
Koszty uzyskania przychodu – definicje ustawowe i warunki
Dla większości podmiotów, kluczową ustawą jest Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dotyczy to m.in. osób fizycznych, prowadzących działalność gospodarczą np. w formie jednoosobowej działalności gospodarczej. W ramach tego aktu prawnego, ustawodawca wprowadził w art. 22 definicję kosztów uzyskania przychodów, gdzie za koszt uzyskania przychodu uznał koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Za koszty uzyskania przychodów ustawodawca uznał również wprost opłatę recyklingową, ustaloną zgodnie z ustawą o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi. Do kosztów tych zaliczono także wydatki, poniesione przez pracodawcę na zapewnienie realizacji pracowniczego programu emerytalnego, a w przypadku pracodawców będących akcjonariuszami pracowniczych towarzystw emerytalnych, również wydatki na pokrycie działalności takich towarzystw i opłaty pobierane przez Komisję Nadzoru Finansowego.
Wyjątki od zasad – katalog negatywny wydatków niezaliczanych do kosztów uzyskania przychodu
Ustawodawca przewiduje również katalog wyjątków negatywnych. Oznaczają one sytuacje, w których danego kosztu nie można w działalności gospodarczej zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. W tej kwestii wymieniono między innymi: wydatki na nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów. Do wyłączeń od kosztów uzyskania przychodów, zaliczono również nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie innych środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych lub ich ulepszenie. W tej sytuacji przepisy zaznaczają jednak, że wydatki te, zaktualizowane i pomniejszone o odpisy amortyzacyjne, mogą być jednak kosztem uzyskania przychodów, przy określaniu dochodu z opłatnego zbycia tych rzeczy oraz gdy odpłatne zbycie i praw jest przedmiotem działalności gospodarczej.
Podsumowanie i rekomendacje
Przed zakwalifikowaniem danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów, podatnik powinien przeanalizować konkretną sytuację podatkową na tle swojej działalności. Przydatne mogą być nie tylko aktualne przepisy, ale również orzecznictwo sądów. W wielu tezach podkreślane jest, że koszty poniesione muszą mieć charakter rzeczywisty (nie tylko na papierze) oraz muszą mieć związek z przychodami. Sądy zwracają szczególną uwagę na konieczność odpowiedniego udokumentowania wydatków, jeżeli podatnik chce je zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów. Obowiązek tej dokumentacji spoczywa na podatniku – w uproszczeniu oznacza to, że powinien on posiadać dokumenty i informacje niezbędne do ewentualnego wykazania, że miał prawo zakwalifikować tak dany wydatek.
